Papierloses Arbeiten

Papierlose Prozesse werden zum strategischen Faktor

Von Daniela Hoffmann · 2021

Viele Unternehmen legen in ihrer digitalen Transformation verstärktes Augenmerk auf pragmatische Werkzeuge, mit denen sich die Geschäftskontinuität aufrechterhalten lässt. Das digitale Managen der Dokumente gilt als idealer Einstieg.

Mehrere Menschen arbeiten an Laptops. Sie sind durch die Cloud miteinander verbunden.
Digitale Dokumente stehen allen gleichzeitig zur Verfügung. Foto: iStock / Blue Planet Studio

Ähnlich wie für andere Softwarelösungen gibt es auch im Bereich Dokumentenmanagement immer mehr Cloudangebote. Gerade für Einsteiger lohnen sich solche Modelle, denn die Investitionskosten sind idealerweise gering und flexibel skalierbar. Zudem sorgt hier das Dokumentenmanagement-System selbst für Datenschutz und Hochverfügbarkeit, ohne dass dafür eigene Spezialisten und Infrastruktur notwendig sind. Allerdings sollten ein paar Punkte vorher abgeklärt werden. Zum einen ist es nicht zuletzt aus DSGVO-Sicht erforderlich, dass die elektronischen Akten in einem Rechenzentrum in Deutschland oder zumindest im EU-Ausland liegen. Zum anderen lohnt es sich, vorher sicherzustellen, dass im Standard auch Schnittstellen zu den anderen eingesetzten Unternehmenssystemen wie ERP oder CRM enthalten sind. Gerade wenn viel „hausgemachte“ Software zum Einsatz kommt, ist das Schaffen von Schnittstellen aufwendig. Das Ziel, viele Datensilos zugunsten einer einheitlichen Plattform abzuschaffen, lässt sich so schwerer erreichen, gleichzeitig entstehen zusätzliche Kosten.

Kostenfallen beim Cloudcomputing

Für Unternehmen, die bereits bestimmte Dokumentensysteme im Einsatz haben, gibt es andere Hürden beim Wechsel. Große Softwareanbieter versuchen derzeit, ihre Bestandskunden auf Cloudplattformen umzuleiten. Doch hier ist Vorsicht geboten. Im Standard einer Cloudlösung werden häufig viele individuell gewachsene Funktionen nicht abgebildet. Das führt dazu, dass die Systeme in der Cloud und on-Premises parallel laufen und die Unternehmen in zwei verschiedene Bezahlmodelle gedrängt werden – Lizenzkosten auf der einen Seite, „Pay per Use“ auf der anderen. Das macht die Abrechnung nicht nur intransparent, sondern die Gesamtkosten eventuell auch höher. Wer sich schon in der Vergangenheit mit dem Thema Dokumentenmanagement beschäftigt hat, konnte im letzten Jahr deutlicher als zuvor von seinen Mühen profitieren. In vielen Bereichen der Verwaltung ist das Suchen nach Belegen, Verträgen, Akten oder anderen Dokumenten auf Papier immer noch gang und gäbe – und diese Form der Dokumentenrecherche ist nahezu unmöglich, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice sitzen. Dokumentenmanagement-Systeme helfen auch bei der Definition von Workflows wie Freigabeprozessen. 

Papierloses Arbeiten bringt höhere Mitarbeiterzufriedenheit mit sich

Einer Studie unter Entscheidern aus IT-Abteilungen und operativem Geschäft zufolge meinen zwei Drittel der Befragten, der Einsatz verbessere die Zusammenarbeit in remoten Teams. Mehr als die Hälfte will trotz Rezession weiter in den Ausbau von digitalen Dokumentenprozessen investieren. Es zeigt sich also, dass viele Unternehmen in ihrer digitalen Transformation verstärktes Augenmerk auf pragmatische Werkzeuge legen, mit denen sich die Geschäftskontinuität aufrechterhalten lässt. Dazu gehören insbesondere Funktionen rund um die elektronische Signatur, mit der beispielsweise Freigaben abgesichert werden können. Knapp jeder zweite Befragte schätzt seit Corona zudem eine größere Kundenzufriedenheit als wichtigsten Vorteil von Dokumentenmanagement ein. 

Quelle:
Roger Odenthal: Digitale Archivierung: Grundlagen, Techniken, Vorgehen in Projekten
Jürgen Klauber, Max Geraedts, Jörg Friedrich, Jürgen Wasem: Krankenhaus-Report 2019: Das digitale Krankenhaus​

Wussten Sie schon, dass …

… der Trend zur Nachhaltigkeit auch Dokumentenmanagement und Archivierung verändert? Je mehr Daten aufbewahrt werden, desto mehr Energie muss in den Rechenzentrumsbetrieb fließen. Der Fokus auf notwendige Datenduplikation und konsequentes Löschen auf Basis der Dokumentklassifizierung helfen – unterstützt von Machine Learning – beim Platz- und Kostensparen im Speicher.

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