Digitales Dokumentenmanagement

Automatisierung verändert Geschäftsprozesse dramatisch

Von Christin Hohmeier · 2020

Volles Aktenregal
Kein Unternehmen hat mehr Lust auf solche Aktenstapel. Foto: iStock/eric1513

Das New Normal der Corona-Pandemie markiert den Wendepunkt zum digitalen Dokumentenmanagementsystem. Ziel wird es sein, in den Unternehmen immer weniger Papierabläufe zu erlauben und diese schließlich ganz verschwinden zu lassen.

Ein Geschäftsprozess besteht zu einem entscheidenden Teil aus Dokumenten: Verträge, Bestellungen, Preislisten, Kataloge, Absprachen, Auftragsbestätigungen oder auch Lieferscheine und Frachtpapiere. An jedes der Dokumente schließt sich eine große Zahl interner Abläufe an, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen, bestellte Waren geliefert oder Aufträge storniert werden. 

Hier gilt es die Übersicht zu behalten. Die Arbeit von Kolleginnen und Kollegen funktioniert dann gut, wenn sie die Prozesse anhand von Dokumenten nachvollziehen und beurteilen können. Dabei ist ein großer Teil der Dokumentenprozesse eher informell – etwa die Nachfrage über den Status einer Lieferung in der Spedition, ein Gespräch auf dem Flur über missverständliche Rechnungspositionen oder die Diskussion mit der Rechtsabteilung bezüglich der vertraglich vereinbarten Lieferdaten und Preisabsprachen. 

Digitales Dokumentenmanagement: Homeoffice als Wendepunkt  

Was bis Anfang des Jahres selbstverständlich war, hat sich mit der Corona-Pandemie und dem Zwang in Homeoffices zu arbeiten dramatisch gewandelt. In den Homeoffices sind die Mitarbeiter großflächig über die Stadt oder die Region verteilt. Das informelle Gespräch oder die kurzfristige Verabredung in der Kantine sind nur sehr eingeschränkt möglich. So kann das New Normal der Pandemie den Wendepunkt zum digitalen Dokumentenmanagementsystem markieren. Ziel der Verantwortlichen wird es sein, in den Unternehmen immer weniger Papierabläufe zu erlauben und diese schließlich ganz verschwinden zu lassen. 

Scannen, erkennen, verteilen 

Doch dafür müssen drei entscheidende Anwendungen realisiert werden. Am Anfang aller Prozesse stehen die Geräte, mit denen die Papierdokumente digitalisiert werden. Die sollen auch die Fähigkeit besitzen, Inhalte zu erkennen und diese in den richtigen Zusammenhang zu stellen. Mit IT-Netzwerken und -Endgeräten werden die Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen so an die Prozesse angebunden, dass sie diese digitalen Dokumente jederzeit aufrufen und bearbeiten können – und sie etwa über Videokonferenzen gemeinsam betrachten und bearbeiten. Das virtuelle Herz und die künstliche Intelligenz des neuen Dokumentenmanagements befinden sich in den automatisierten Anwendungen, deren Aufgabe es ist, Routinearbeiten zu übernehmen: „lesen“, sortieren, organisieren und weiterleiten der Dokumente.

Quellen:
Business Application Research Center: Potenziale von ECM: Dokumente einfacher und besser nutzen
Stanford Paper: Handwritten Text Recognition using Deep Learning

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